Sécurité technique
Politique de protection des données
Où vivent les données, comment elles sont séparées d'un client à l'autre, qui peut techniquement les atteindre, et ce qui se passe le jour où vous partez. Le document que votre DSI vous demandera.
Dernière mise à jour : 22 septembre 2026 · Éditeur : Pro Active, 914 501 986 R.C.S. Bordeaux
À quoi sert ce document
La politique de confidentialité dit ce que nous traitons et pourquoi. Celle-ci dit comment : où vivent les données, comment elles sont séparées, qui peut techniquement les atteindre, et ce qui se passe le jour où vous partez.
C'est le document à transmettre à une direction des systèmes d'information ou à un délégué à la protection des données qui audite Loops avant une signature. Il vaut annexe technique à l'accord de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD.
Qui joue quel rôle
| Données | Vous | Pro Active |
|---|---|---|
| Compte, abonnement, facturation, journaux de sécurité | Personne concernée | Responsable de traitement |
| Factures, messages clients, fiches CRM, dossiers, documents déposés | Responsable de traitement | Sous-traitant, sur vos instructions |
En qualité de sous-traitant, nous nous engageons à ne traiter ces données que pour exécuter le service, à en assurer la confidentialité, à vous assister dans vos réponses aux personnes concernées, et à tout supprimer ou restituer à la fin du contrat.
Où les données vivent réellement
Trois couches, chacune localisée et identifiée.
- Le site et l'espace client sont servis depuis une infrastructure Hostinger dont les serveurs sont situés en France. Aucune donnée métier n'y est stockée : l'espace client est une interface, pas un entrepôt.
- Le serveur d'automatisation, celui qui fait tourner les agents, est un serveur privé virtuel dédié, loué chez le même hébergeur et localisé en France. Il exécute les traitements, ne conserve rien au-delà du temps d'exécution, et conserve un journal des exécutions.
- La base de données, l'authentification et les fichiers sont gérés par Supabase, dans une région de l'Union européenne. C'est là, et là seulement, que vos données persistent.
Les modèles de langage, eux, ne sont pas hébergés chez nous : ils sont appelés par interface de programmation chez Anthropic et OpenAI, le temps d'une requête. Rien n'y est conservé pour notre compte.
Comment un client ne peut pas voir un autre
Chaque enregistrement porte l'identifiant de la société à laquelle il appartient. Le filtrage sur cet identifiant est appliqué par la base de données elle-même, au moyen de règles de sécurité au niveau des lignes, pas dans le code de l'application.
Concrètement : même une requête mal écrite, même un agent qui se tromperait, même un accès direct à l'interface de programmation avec un jeton valide, ne peut ramener que les lignes de la société du demandeur. L'identifiant de société n'est jamais lu depuis la requête du client : il est toujours repris du profil authentifié côté serveur.
Chiffrement
- En transit : HTTPS avec TLS 1.2 minimum sur toutes les liaisons, navigateur, serveur d'automatisation, base de données, interfaces de programmation tierces.
- Au repos : chiffrement du stockage assuré par l'hébergeur de la base, y compris les sauvegardes.
- Mots de passe : stockés sous forme d'empreinte irréversible avec sel. Ils ne sont jamais lisibles, y compris par nous.
- Jetons d'accès aux outils branchés : conservés chiffrés, jamais réaffichés en clair une fois enregistrés, supprimés à la seconde où vous coupez la connexion.
Ce que chaque agent peut atteindre
Un agent ne reçoit pas les clés de l'entreprise. Il reçoit un accès précis, à un outil précis, pour une tâche précise. Un agent qui n'a pas besoin d'un accès ne l'obtient pas.
| Agent | Ce qu'il lit | Ce qu'il écrit |
|---|---|---|
| Pierre · comptabilité | Les factures que vous déposez, et celles de votre boîte mail si vous l'avez branchée | Un dossier dédié de votre Drive, votre file de validation, votre comptabilité |
| Louise · communication | Votre profil de marque et vos briefs | Des publications en attente de votre validation |
| Léa · service clients | Uniquement les documents que vous avez versés dans sa base de connaissance | Des réponses et des escalades, jamais un envoi non validé |
| Marc · secrétariat | Les messages des boîtes partagées que vous avez branchées | Des demandes classées et des brouillons de réponse |
| Camille · dossiers | Les pièces que vous déposez pour un dossier | L'état du dossier et la prochaine action attendue |
| Théo · publicité | Les statistiques du compte publicitaire que vous rattachez | Des propositions chiffrées, aucune modification sans validation |
| Benoît l'Analyste et Tom · CRM | Vos fiches et les chiffres produits par les autres agents | Scores, tâches, notes, étapes du pipeline |
Aucun agent n'exécute de paiement, ne signe d'engagement, ne supprime définitivement une donnée, ni ne modifie vos réglages de sécurité.
Journalisation et traçabilité
Chaque geste d'agent est enregistré : quoi, quand, sur quelle règle, avec quel niveau de certitude, et à partir de quelle source. Chaque validation humaine est enregistrée avec l'identité de la personne qui a décidé.
Ce journal est consultable dans votre espace et exportable. Il est conservé douze mois glissants. C'est ce qui vous permet, en cas de contestation, de montrer qui a décidé quoi et sur quelle base.
Sous-traitants ultérieurs
La liste ci-dessous est exhaustive. Toute addition vous sera notifiée avec un préavis raisonnable, vous laissant la possibilité de vous y opposer.
| Prestataire | Ce qu'il fait pour nous | Où |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd | Hébergement du site et du serveur d'automatisation | Serveurs en France · société établie à Chypre (UE) |
| Supabase | Base de données, authentification et stockage des fichiers | Région de la base choisie dans l'Union européenne |
| Anthropichors UE | Modèle de langage appelé par API pour la rédaction et l'analyse | États-Unis |
| OpenAIhors UE | Modèle de langage et de vision appelé par API, en secours et pour la lecture de documents | États-Unis |
| Brevo | Envoi des courriels transactionnels du service | France |
| Stripehors UE | Encaissement des abonnements, lorsque le paiement en ligne est activé | Irlande · groupe établi aux États-Unis |
Les outils que vous branchez vous-même ne sont pas nos sous-traitants : vous contractez directement avec eux, et nous n'agissons que comme intermédiaire technique sur les accès que vous avez ouverts.
En cas de violation de données
Si une violation de données à caractère personnel survenait, nous vous en informerions dans les meilleurs délais et au plus tard sous 48 heures après en avoir pris connaissance, afin que vous puissiez tenir votre propre délai de notification de 72 heures à l'autorité de contrôle.
Notre notification indiquerait la nature de la violation, les catégories et le volume approximatif de données concernées, les conséquences probables, et les mesures prises pour y remédier.
Sauvegardes et continuité
- Sauvegardes automatiques quotidiennes de la base, chiffrées et restaurables.
- Les traitements des agents sont rejouables : une exécution interrompue peut être reprise sans perte, et une erreur laisse une trace exploitable plutôt qu'un silence.
- Une défaillance d'un service tiers n'entraîne pas la perte de vos données : elle est signalée dans votre espace, et le travail reprend quand le service revient.
Réversibilité : le jour où vous partez
Comme vos documents n'ont jamais quitté vos outils, il n'y a rien à rapatrier : vous coupez les connexions, et tout est déjà chez vous.
Pour ce qui vit dans Loops, fiches, journal, contenus produits, un export au format ouvert vous est remis sur simple demande, sans frais et sans justification à donner. Votre espace est ensuite supprimé, sauvegardes comprises, dans un délai maximum de trente jours.
Seules subsistent les pièces que la loi nous impose de conserver : factures et documents comptables, pendant dix ans.
Audit et questions techniques
Vous pouvez demander les éléments nécessaires pour démontrer le respect de ces engagements, ou nous poser une question technique précise avant de signer. Écrivez à cesar@pro-active.io : nous répondons précisément plutôt que par une plaquette.